Projekt wymyka się spod kontroli

10 sygnałów, że projekt wymyka się spod kontroli.

Każdy sygnał z osobna da się wytłumaczyć. Trzy albo więcej naraz oznaczają, że postęp trzeba ocenić na faktach, zanim minie kolejny kwartał.

• Zielone statusy, to samo demo. Raporty mówią o postępie, a pokaz działającego systemu wygląda tak samo jak miesiąc wcześniej.
• Termin przesuwa się w każdym raporcie. Każde przesunięcie jest małe i ma uzasadnienie, ale razem dają kwartały.
• Wyceny zmian rosną szybciej niż zakres. Coraz więcej rzeczy okazuje się „poza zakresem”, a nikt nie potrafi wskazać, gdzie zakres zapisano.
• Testy na koniec. Testy odkłada się na ostatnie tygodnie, a błędy mają być „poprawione po starcie”.
• Integracja z ERP prawie gotowa. Od wielu tygodni brakuje „tylko” cen indywidualnych albo stanów.
• Migracja danych jako ostatni krok. Dane produktowe i klientów mają trafić do systemu tuż przed startem, bez próbnej migracji.
• Inny zespół niż w ofercie. Osoby przedstawione w ofercie rzadko pojawiają się w projekcie, a skład się zmienia.
• Spór o to, co obiecano. Rozmowy dotyczą interpretacji umowy, a nie tego, co działa.
• Decyzje po Twojej stronie czekają. Dostępy, dane i akceptacje utknęły u zamawiającego. To też sygnał, i mówimy o nim otwarcie.
• Zarząd pyta, czy zatrzymać projekt. Nikt nie ma odpowiedzi opartej na faktach, tylko na deklaracjach stron.

Co zrobić z tymi sygnałami.

Sygnał	Pierwsze działanie po Twojej stronie
Statusy i demo się rozjeżdżają	Poproś o pokaz konkretnego procesu, np. zamówienia z Twoją ceną, na środowisku testowym z Twoimi danymi
Termin i wyceny rosną	Zestaw zakres z umowy z listą zmian i ich wycen; każda zmiana powinna mieć pisemną decyzję
Testy i migracja na koniec	Zażądaj planu testów i próbnej migracji z datą, zanim zespół zacznie kolejne funkcje
Spór i inny zespół	Spisz fakty: co działa, co nie, kto co obiecał i gdzie to jest zapisane
Decyzje po Twojej stronie	Wyznacz jedną osobę, która ma prawo decydować w ciągu kilku dni

Jak ocenić postęp samemu.

• Oceniaj postęp na działającym oprogramowaniu, nie na statusach i procentach wykonania.
• Poproś o listę funkcji, które dziś da się kliknąć na środowisku testowym, i porównaj ją z harmonogramem.
• Sprawdź, czy kod i dostępy są na Twoich kontach. Jeśli nie, zacznij od tego.
• Policz koszt do końca: ile zostało pracy według wykonawcy i ile przybyło jej w ostatnich trzech miesiącach.
• Zapisz kryteria odbioru, jeśli ich nie ma. Bez nich odbiór staje się negocjacją.

Szczegóły odbioru na działającym oprogramowaniu opisujemy w przewodniku Jak odebrać wdrożenie.

Cztery drogi wyjścia.

Droga	Kiedy ma sens
Kontynuacja z nowymi kryteriami odbioru	Fundamenty są w porządku, brakowało kontroli i jasnych kryteriów
Zmiana zakresu	Część funkcji da się odłożyć, a start z mniejszym zakresem przynosi już korzyść
Zmiana wykonawcy	Fakty pokazują, że dalsza praca z obecnym zespołem to większe ryzyko niż przejęcie
Zatrzymanie projektu	Dalszy koszt przekracza korzyść; lepiej to powiedzieć teraz niż po kolejnym kwartale

Co robimy.

Niezależny nadzór nad wdrożeniem ma trzy formy: przeglądy w ważnych momentach, pełny nadzór albo ratunek projektu, zakończony rekomendacją jednej z czterech dróg. Postęp oceniamy na działającym oprogramowaniu, nie na statusach.

Szanujemy Twojego wykonawcę i rozmawiamy z obiema stronami. Raport pokazuje także przyczyny po stronie zamawiającego. Wdrożenie przejmujemy tylko wtedy, gdy o to poprosisz.

Gdy projekt jeszcze się nie zaczął, a masz już ofertę, właściwym krokiem jest druga opinia na ofertę wdrożenia: rozbiór oferty po pozycjach i rekomendacja, czy podpisać, negocjować, czy nie podpisywać.

Wszystkie formy kontroli, od drugiej opinii po wybór nowego wykonawcy, zebraliśmy w rozwiązaniu Kontrola wdrożenia i dostawców.